Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju  
Menu podręczne

  • Strona Główna
  • Poleć Ten Biuletyn
  • Powiadom Redaktora
  • Statystyki BIP
  • www.bip.gov.pl
  • www.polanica.pl

  • ORGANY

    Dane adresowe
    Rada Miejska
    Wykazy głosowań
    Przewodniczący Rady
    Komisje Rady Miejskiej 
    Burmistrz Miasta
    Organizacja Urzędu
    Jednostki organizacyjne
    Oświadczenia majątkowe
    Sprawozdania-Burmistrz
    Spr.Burmistrza dot.NGO
    Sprawozdania-Rada M.
    Spr. z konsultacji społ.
    Przyjm. Interesantów
    Interpelacje i odpowiedzi


    PRAWO LOKALNE

    GMINNE NIERUCHOMOŚCI

    Dokumenty i wnioski
    Wykazy nieruchomości
    Ogłoszenia o przetargu, informacje o wyniku przetargu:
     - 2019
     - 2018
     - 2017
     - 2016
     - 2015
     - 2014
     - 2013
     - 2012
     - 2003-2011


    GKRPA / GZI
  • Alkoholizm, narkomania
  • Przemoc domowa

  • GOSPODARKA
  • Majątek Gminy
  • Budżet
  • Informator budżetowy
  • Stowarzy. członkowskie
  • Związki członkowskie
  • Spółki Prawa Handlow.
  • Oferty inwestycyjne
  • Wyniki postępowań
  • Archiwum przetargów
  • Archiwum ogłoszeń
  • Archiwum informacji

  • ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

    Plan zamówień publicznych

    Ogłoszenia:
    do 30000 EURO 
     - rok 2019
     - rok 2018
     - rok 2017

    powyżej 30000 EURO 
     - rok 2019
     - rok 2018
     - rok 2017


    Ankieta
    Zapraszany do wypełnienia ankiety

    Ankieta oceny stopnia zadowolenia Interesanta

    WYBORY

    E-URZĄD
    Osoby posiadające własny elektroniczny podpis kwalifikowany lub profil zaufany mogą skorzystać z elektronicznej skrzynki podawczej


    NSP - GUS

    WYSZUKIWARKA



    Certyfikaty ISO dla Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju


    Obieg dokumentów - instrukcja






    Z A Ł Ą C Z N I K
    do Regulaminu Kontroli
    w Urzędzie Miejskim

    INSTRUKCJA

    OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE MIASTA
    POLANICA ZDRÓJ


    I.   POSTANOWIENIA OGÓLNE.

    1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Polanica Zdrój.

    2. Sprawy nie uregulowane niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami.


    II.   USTALENIA SZCZEGÓŁOWE.

    § 1.

    1. Podstawą zapisów w księgach ratunkowych  jest dowód  księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych, który powinien zawierać: 

    - określenie wystawcy i wskazania stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji  gospodarczej,  której dowód dotyczy

    - datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy (jeżeli data operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty)

    - przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

    - podpis wystawcy dowodu jak również osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe

    - numer identyfikacyjny dowodu

    - stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez:
             * wskazanie miesiąca księgowania
             * wskazanie kont, na których winien być dokonany zapis
             * własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji   gospodarczej,  jej kompletności i udokumentowanie

    2. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na         stwierdzeniu  rzetelności zawartych w nich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki. Opisana faktura przez osoby upoważnione jest jednoznaczna z zatwierdzeniem pod względem merytorycznym. W osób upoważnionych do podpisywania dokumentów na dowód kontroli merytorycznej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

    3. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na stwierdzeniu, że  zostały one wystawione w sposób prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych.

    4. Dowody księgowe winny być rzetelne - to znaczy zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują; kompletne, zawierające dane określone w punkcie 1 oraz nie zawierają błędów rachunkowych.

    5. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych - obcych i własnych - można korygować jedynie innym dokumentem zawierającym sprostowanie. Niedopuszczalne jest korygowanie dowodów zewnętrznych (rachunki, faktury, dowody przyjęcia - Pz- lub wydania - Wz -, noty księgowe) poprzez wymazywanie lub przeróbki.

    6. Błędy w dowodach wewnętrznych - własnych - mogą być poprawione poprzez skreślenie w sposób umożliwiający odczytanie skreślonej treści, wpisanie poprawionej i opatrzenie jej datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

    7. Jeżeli jedna operacja dokumentuje kilka egzemplarzy tego samego dowodu lub kilka różnych dowodów, do księgowania określa się:

    - przy kilku egzemplarzach tego samego dowodu słowem "oryginał" i słowem "kopia"

    - przy kilku różnych dowodach dokumentujących tę samą operacją gospodarczą słowami   "dowód księgowy" i słowem "załączniki"

    § 2.

    1. Dowodami księgowymi są również:

    - polecenia księgowania, które sporządza się  celu dokonania zapisu księgowego wyrażającego fakt dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, otwarcie ksiąg, przeniesienie rozliczonych kosztów itp.)

    - noty księgowe wystawiane przez kontrahentów w celu skorygowania ich własnych dowodów zewnętrznych /lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów/ oraz dowody wystawione przez jednostki dokonujące ich księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych

    - w uzasadnionych przypadkach braku możliwości uzyskania źródłowych obcych dowodów zewnętrznych, operacje gospodarcze mogą być udokumentowane księgowym dowodem zastępczym sporządzonym przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć zakupów opodatkowanych podatkiem VAT. Sporządzanie księgowego dowodu zastępczego musi być zaakceptowane przez Burmistrza lub osobę przez niego upoważnioną.           

    § 3.

    1. Dowód księgowy musi być sporządzony w języku polskim. Dopuszcza się dowód wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym.

    2. Zakupy rzeczowych składników majątkowych winny być udokumentowane wyłącznie fakturami lub rachunkami. Nie stanowią podstawy do zaksięgowania zakupu: paragony, dowody wpłaty do kasy lub inne dokumenty.

    3. Udokumentowaniem zapisów księgowych mogą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe.

    § 4.

    1. W sprawdzeniu dokumentów biorą udział poszczególne referaty Urzędu wobec czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy referatami.

    2. Drogę dokumentów od chwili otrzymania bądź sporządzenia do momentu ich dekretacji i przekazania do księgowania określa " obieg dokumentów" , który winien odbywać się drogą najkrótszą i najprostszą.

    3. Dowody ( dokumenty ) księgowe podlegają wtórnej ewidencji w dzienniku podawczym w poszczególnych referatach Urzędu. Ewidencja powinna zawierać dane takie jak:

    - wystawca faktury, jej numer i kwota, na którą opiewa

    - wydział, nazwisko osoby załatwiającej (sprawdzającej dowód)

    - data przyjęcia dowodu do sprawdzenia i czytelny podpis

    - data oddania dokumentu do księgowości oraz podpis osoby przyjmującej

    4. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym zawierać winien czytelny podpis osoby  upoważnionej do jego sprawdzenia oraz zapis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi. Zapis ten winien wyczerpująco określać jakim celom i komu służy dokonany zakup lub wykonana usługa.

    5. Sprawdzone i opisane w określony wyżej sposób dowody księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionego pracownika wydziału finansowego, który nadaje im numer, pod którym zostaną zaewidencjonowane oraz dokonuje dekretacji.

    § 5.

    1. Dokumentami dotyczącymi zakupu materiałów, towarów i usług najczęściej występującymi są:

    - Zamówienie

    - Zlecenie lub umowa

    - Faktura dostawy (oryginał)

    - Dowód sprzedaży "WZ" lub zakupu "PZ"

    1.1. Prawidłowo skompletowane, przygotowane do zapłaty i księgowania dokumenty dotyczące zakupu materiałów i usług winny zawierać:

    - oryginał faktury

    - ewentualnie; dowód wydania,  wpłaty do kasy i inne

    - dokumenty stwierdzające wykonanie ustawy o zamówieniach publicznych (oferty cenowe, notatki służbowe o wyborze ceny i inne dotyczące zakupów towarów).

    1.2. Zamówienia lub zlecenia sporządzają referaty merytoryczne. Oryginał zlecenia (zamówienia) winny być przekazany do księgowości po jej sprawdzeniu pod względem merytorycznym i podpisaniu. Warunkiem  akceptacji zamówienia / zlecenia/ zakupu towarów jest dołączenie do niego dokumentów uzasadniających wybór dostaw (sprzedającego).

    1.3. Wszelkie korekty i sprostowania dotyczące merytorycznych i rzeczowych błędów dokonywane są przez referaty merytoryczne za pomocą not korygujących oraz pism wyjaśniających. Błędy rachunkowe korygowane są przez referat finansowy przy pomocy not księgowych.

    2. Realizacja / zapłata / rachunków i faktur dokonywana jest za pomocą dowodów bankowych takich jak:

    - Polecenie przelewu

    - Czeki rozrachunkowe

    - Wpłat gotówkowych

    - Czeków rozrachunkowych - potwierdzonych

    2.1. Podstawą sporządzenia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie sprawdzony, podpisany i zaakceptowany do zapłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione. Polecenie przelewu wystawiają pracownicy referatu finansowego.

    2.2. Wpłaty gotówkowe dokonywane są na podstawie faktur i rachunków sprawdzonych i zaakceptowanych do wypłaty gotówką. Na fakturze otrzymujący gotówkę kwituje jej pobranie.

    § 6.

    1. Dowody księgowe dotyczące obrotów kasowych.
    Operacje kasowe mogą być dokonywane tylko na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych rejestrowanych na raporcie kasowym. Pobrane wpływy (za wyjątkiem zwrotów z pogotowia kasowego) należy odprowadzać na rachunki bankowe.

    1.1. Wypłaty gotówkowe z kasy na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłat, a mianowicie:

    - Ostemplowanych przez bank dowodów wpłat własnych

    - Faktur/ rachunków

    - List płatniczych

    - Wniosków za zaliczki

    - Rozliczenia zaliczek

    1.2. Dowody (kopie dowodów) nie stanowiące podstawy wypłaty gotówki w celu uniemożliwienia ich wykorzystania do powtórnej wypłaty winny być skasowane przez umieszczanie na nich zapisu ,, nie stanowi podstawy wpłaty".

    1.3.  Źródłowe dowody kasowe stanowiące podstawę wypłaty winny być sprawdzone pod  względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz muszą zawierać akceptację do zapłaty podpisaną przez Burmistrza i Skarbnika, względnie przez osoby przez nich upoważnione.

    1.4. Na podstawie sprawdzonych i utwierdzonych do wpłaty dokumentów kasjer wystawia czek na podjęcie gotówki i przekłada go do podpisu Burmistrzowi i Skarbnikowi, lub osobie przez nich upoważnionej . Podjęcie gotówki lub z banku dokonuje kasjer lub upoważniony pracownik.

    1.5. Wypłaty zaliczki jednorazowej lub stałej dokonuje się na podstawie właściwego druku podpisanego pod względem merytorycznym przez upoważnionego pracownika oraz zaakceptowanego przez Burmistrza i Skarbnika, lub osoby przez nich upoważnionej.

    1.6. Pracownik, który dokonał zakupu z dobranej zaliczki opisuje na rachunkach cel zakupu oraz miejsce przeznaczenia. Zakup zatwierdza merytorycznie  pracownik do tego upoważniony.
    Podpisane merytorycznie faktury zaliczkobiorca zestawia na druku: ,,rozliczenie zaliczki" i dokonuje rachunkowego rozliczenia pobranej zaliczki. Rozliczenie zaliczki po zaakceptowaniu (zwrot lub wypłata) i podpisaniu podlega rozliczeniu w kasie (wpłata wydatkowanej ponad pobraną zaliczkę kwoty lub przyjęcie wpłaty na nie wydatkowaną kwotę za pokwitowaniem kasowym).

    1.7. Jednorazowe zaliczki na koszty podróży dla pracowników Urzędu podpisuje Burmistrz i Skarbnik lub osoby upoważnione. Po odbyciu podróży pracownik przekłada w referacie finansowym  wypełnioną delegacją do sprawdzenia. Po zatwierdzeniu kasjer wypłaca lub przyjmuje wpłatę (jak przy rozliczeniu zaliczki na zakupy).

    1.8. Listy płac dotyczące wynagrodzeń pracowników Urzędu sporządza pracownik referatu finansowego. Sprawdzenia listy płac pod względem merytorycznym dokonuje pracownik upoważniony przez Burmistrza. Na podstawie podpisanej zbiorczej listy płac kasjer wystawia czek i po jego podpisaniu pobiera gotówkę w banku .Wypłaty wynagrodzenia dokonuje kasjer. Nie podjęte w terminie 7 dni płace podlegają przyjęciu na stan kasy i odprowadzeniu do banku.

    1.9. Znaki skarbowe i druki płatne sprzedaje kasjer.
    Na sumę uzyskaną ze sprzedaży znaków skarbowych kasjer sporządza osobne dowody wpłaty i wypłaty te wpisuje do raporty kasowego. W celu dokonania zakupu znaków skarbowych za uzyskaną z ich sprzedaży gotówkę kasjer wypełnia zamówienie znaków wartościowych na formularzu bankowym w dwóch egzemplarzach i bankowy dowód wpłaty, pobraną z kasy gotówkę księguje w raporcie kasowym na rozchód.

    1.10. Dowody wpłaty na sumy odprowadzone z kasy bezpośrednio na rachunki bankowe sporządza kasjer, księgując odprowadzone sumy na rozchód w raporcie kasowym. Zasady postępowania z dokumentacją kasową- przyjmowanie wpłat dodatkowych, Ewidencję i rozliczenie- określa Instrukcja kasowa.

    § 7.

    1. Dowody dotyczące obrotu środkami rzeczowymi.

    1.1. Wypływające z zewnątrz rachunki i faktury za dostarczone środki rzeczowe podlegają ewidencji i ostemplowaniu datą wypłaty w sekretariacie Urzędu. Następnie przekazywane są do referatów odpowiedzialnych za ich merytoryczną kontrole. Wykazane w nich składniki rzeczowe winny być objęte ewidencją a fakt ten potwierdzony przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę  środkami rzeczowymi na dowodzie (fakturze) przez wpisanie numeru pozycji ewidencji tych składników.

    W przypadku stwierdzenia w dostawach  różnic ilościowych lub jakościowych, pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami rzeczowymi wnosi reklamację do dostawcy  na podstawie odpowiedniego protokółu, który dołącza do właściwych faktur. Potwierdzone faktury przekazywane są do wydziału finansowego, gdzie podlegają sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym i zatwierdzeniu do wpłaty. Na podstawie zatwierdzonej faktury  pracownik referatu finansowego sporządza polecenie przelewu potwierdzając na fakturze fakt zapłaty stemplem o treści ,, zapłacono przelewem dnia..." Faktury zapłacone i skompletowane z odcinkiem D polecenia przelewu umieszcza się w odpowiednim zbiorze.

    1.2. Nabyte w drodze zakupu lub otrzymane nieodpłatne wyposażenie trwałe podlegają ewidencji przez wyznaczonego pracownika w referacie organizacyjnym - w sposób określony w załączniku do Zarządzenia w sprawie Zakładowego Planu Kont, w którym określono również sposób gospodarowania i ewidencji drobnego wyposażenia nie będącego wyposażeniem stałym.

    § 8.

    1. Podstawowymi dowodami w zakresie remontów, robót i usług są:

    1.1. Zlecenia- dla drobnych napraw, robót i usług oraz umowy sporządzane na roboty i usługi zlecone w drodze przetargu lub negocjacji (zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o zamówieniach publicznych).

    1.2. Faktury wystawione za wykonane remonty i roboty inwentaryzacyjne winne zawierać następujące załączniki:

    - Zlecenia lub podpisane przez strony umowy

    - Protokół wprowadzenia na budowę

    - Protokół odbioru robót

    - Kosztorys powykonawczy

    -  Rozliczenie materiałów pobranych przez wykonawcę

    - Protokół odzysków (jeżeli odzyskano materiał z rozbiórki) i jego rozliczenie.

    1.3. Kosztorys powykonawczy stanowiący podstawę do wystawienia faktury przez wykonawcę winien być sprawdzony przez inspektora nadzoru i potwierdzony jego podpisem.

    § 9.

    1. Pozostałe dowody księgowe.

    1.1. Sprawozdania finansowe w stanie uporządkowanym Skarbnik odkłada do osobnych teczek. Sprawozdania te podlegają trwałemu przechowywaniu.
    Pozostałe zbiory przechowuje się przez okres:

    - Księgi rachunkowe - 5 lat

    - Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalno - rentowych oraz podatkowych nie krócej jednak niż - 50 lat

    - Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów, roszczeń  dochodzonych w postępowaniu cywilnym , karnym i podatkowy - 5 lat

    - Dokumentacją przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i dodatkowo przez trzy lata po tym okresie

    - Dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat

    - Pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat

    1.2. Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:

    - Do wglądu na terenie Urzędu - wymaga zgody burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej

    - Poza siedzibą Urzędu - wymaga pisemnej zgody Burmistrza oraz pozostawienia w Urzędzie potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów.

     

    BURMISTRZ  MIASTA

    Jerzy Terlecki



     









    Prawa autorskie © BIP UM Polanica-Zdrój Wszystkie prawa zastrzeżone.

    Opublikowane: 2003-06-17 (26208 odsłon)

    [ Wróć ]
    Content ©
     · Strona Główna    ·  Administracja ..  ·